เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้า
1.ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) คือ เอกสารที่แผนกคลังสินค้าจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งว่าสินค้าชนิดใด ประเภทใดของกิจการใกล้จะหมด และต้องการสั่งซื้อเพิ่มปริมาณเท่าไร โดยจัดทำใบขอซื้อสินค้าส่งไปให้แผนกจัดซื้อดำเนินการต่อ
2.ใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) คือเอกสารที่แผนกจัดซื้อสินค้าจัดทำขึ้นหลังจาก ได้รับใบขอซื้อสินค้าจากแผนกคลังสินค้าแล้ว ก็จะดำเนินการคัดเลือกสินค้าจากผู้ขายสินค้าหลายรายเพื่อให้ได้สินค้าที่ดีมีคุณภาพและราคาถูก เมื่อตัดสินใจที่จะซื้อสินค้าจากผู้ขายสินค้ารายที่คัดเลือกแล้ว จึงจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าส่งไปให้ผู้ขายสินค้าเพื่อแจ้งให้ผู้ขายสินค้าว่าต้องการสินค้าประเภทใด ปริมาณเท่าใด คุณภาพอย่างไร ราคาเท่าไรซึ่งรายละเอียดดังกล่าวนี้จะแจ้งไว้ในใบสั่งซื้อ
3.ใบกำกับสินค้า (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าจัดทำขึ้นเพื่อส่งไปให้ผู้ซื้อพร้อมกับสินค้า
4.ใบรับสินค้า (Receive Report) คือ เอกสารที่ผู้ซื้อสินค้าจัดทำขึ้น หลังจากที่ได้รับสินค้าจากผู้ขายสินค้า ผู้ซื้อจะต้องทำการตรวจนับสินค้าคู่กับใบ กำกับสินค้าที่ผู้ขายสินค้าส่งมาให้ว่าถูกต้องตรงตามที่สั่งหรือไม่ เมื่อถูกต้องแล้วก็จัดทำใบรับสินค้าส่งไปให้ผู้ขายสินค้า
5.ใบส่งสินค้า (Delivery note) คือ เอกสารจากผู้ส่งสินค้าที่ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งแสดงสินค้าที่จัดส่งถึงผู้รับ เป็นหลักฐานที่สามารถใช้ยืนยันได้ว่าส่งสินค้าไปแล้ว และใช้ตรวจสอบความถูกต้อง ซึ่งสะดวกต่อการจัดการระบบบัญชีของบริษัท-ห้างร้านต่างๆ
6.ใบขอลดหนี้ หรือใบส่งคืน (Debit Note or Debit Memorandum) คือ เอกสารที่ผู้ซื้อจัดส่งให้ผู้ขาย เพื่อแจ้งให้ทราบว่าได้รับสินค้าแล้วปรากฏว่าสินค้าส่งมาไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ หรือสินค้าชำรุด หรือคิดราคามากไป และผู้ซื้อส่งคืนโดยไม่รับสินค้าแลกเปลี่ยน ผู้ขายอาจลดราคาให้สำหรับสินค้าที่ส่งคืน เมื่อผู้ซื้อส่งคืนสินค้าจะออกใบลดหนี้ หรือใบส่งคืน เมื่อผู้ซื้อส่งคืนสินค้าจากการซื้อเป็นเงินสดจะได้รับเงินสดคืน แต่ถ้าซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อจะลดยอดเจ้าหนี้การค้า
7.ใบหักหนี้ หรือใบรับคืน (Credit Note or Credit Memorandum) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งว่าผู้ขายได้รับคืนสินค้าจากผู้ซื้อ เนื่องจากสินค้าชำรุด หรือส่งไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ หรือคิดราคามากไปโดยผู้ขายอาจลดราคาสินค้าให้ผู้ซื้อ ในกรณีที่ผู้ซื้อซื้อสินค้าเป็นเงินสดผู้ขายจะส่งเงินสดคืน แต่ถ้าผู้ซื้อ ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อผู้ขายจะลดหนี้ให้กับผู้ซื้อ และผู้ขายจะออกใบลดหนี้ หรือใบรับคืนให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานในการลดหนี้
8.ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ กรณีขายสินค้าเป็นเงินสดหรือรับชำระหนี้จากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อหรือรับชำระหนี้จากลูกหนี้อื่น
อ้างอิง : สมาพร ดีวัน. “หัวข้อ : เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายสินค้า” ในเอกสารการสอน วิชาบัญชีเบื้องต้น 2 รหัสวิชา 2201-1003. แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลัยเทคนิคเพชรบูรณ์, 2545.
